Wer mal in der glücklichen Lage ist und regelmäßig neue Anfragen von potentiellen Kunden bearbeiten darf, der kommt sehr wahrscheinlich irgendwann in eine Situation, wie ich sie auch erlebt habe.

Lass mich kurz erklären, wie das bei mir abläuft. Wenn Interessenten bei mir anfragen für einen Strategietag, ein Personal-Branding-Mentoring oder eine Beratung in Sachen Social Selling und LinkedIn, dann erfolgt das über verschiedene Wege.

Entweder mich ruft ein Interessent an (passiert, aber nicht häufig) oder ich bekomme eine E-Mail geschickt (passiert, aber nicht häufig) oder aber ich bekomme direkt einen Termin für ein Kennenlerngespräch in den Kalender eingetragen, was der häufigste Fall ist. Calendly sein Dank. Das ist eines von vielen Terminbuchungstool, mit denen man solche Abläufe automatisieren kann. Dieses und weitere Tools findest du auf meiner Ressourcen-Seite.

Nun sagen meine Interessenten häufig nicht gleich während des ersten Gespräches zu. Sie wollen über die Investition noch etwas nachdenken, Budgets abklären oder Ähnliches.

Warum ich ein CRM-System brauche

Bei mir ergibt sich Folgendes Problem: Ich muss genau im Blick behalten, wer einen Gesprächstermin bei mir gebucht hat, was wir besprochen haben, ggf. schicke ich ein Angebot raus und vor allem: Ich muss festhalten, wann ich bei diesem Interessenten nachfasse, mich also nochmal melde. Und damit ich nicht vergesse zu checken, ob ich nach ein paar Tagen eine Antwort erhalten habe, muss ich mir auch dafür eine Erinnerung stellen.

In der Realität sah das bei mir irgendwann recht chaotisch aus. Ich habe ständig in meinem E-Mail-Eingang recherchiert, welche Gespräche in letzter Zeit stattgefunden haben, wer sich noch nicht zurückgemeldet hat, welche Anfrage vielleicht komplett unbeantwortet blieb und so weiter.

Fakt ist: Durch diese chaotische Struktur – insofern man das überhaupt Struktur nennen kann – ist mir bares Geld durch die Lappen gegangen.

Ich bin also zur Erkenntnis gekommen: Ich brauche dafür einen besseren Workflow und hierfür wiederum ein geeignetes Tool. Für mich stand fest: Ein CRM-System muss her. CRM steht für Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungsverwaltung.

Vielleicht geht es dir auch so. Bei mir ist es so: Wenn ich ein neues Tool brauche, dann suche und teste und vergleiche ich, bis mir schwindlig ist. So war das auch im Fall CRM-System. Aber das war notwendig.

Wie ich bei der Suche vorgegangen bin

Wie bin ich vorgegangen? Ich fasse es mal in vier Schritten zusammen.

1. Ich habe mir meine Anforderungen notiert und die Fragen beantwortet: Wie müsste mein Workflow im Idealfall aussehen? Was braucht es dafür, damit dieser Workflow funktioniert? Dazu gleich mehr.

2. Ich habe mich auf die Suche nach CRM-Systemen begeben, Testberichte gelesen, nach Empfehlungen gefragt und mich für kostenlose Testversionen registriert. Wichtiger Hinweis: Anschließend erhältst du etliche E-Mails und Anrufe. Tja, so ist das ;-)

3. Beim Testen der CRM-Systeme habe ich recht schnell herausgefunden, was in Frage kommen könnte und was nicht. Ich hatte mir ja vorab überlegt, welche Funktionen ein Muss sind für meinen Workflow. Ich habe also schnell aussortiert und vier Favoriten festgelegt. Welche das waren, dazu gleich mehr.

4. Zum Schluss habe ich in die vier ausgewählten CRM-Systeme Testdaten importiert und ein wenig damit herumgespielt, wie das für mich funktionieren würde. Dadurch bin ich zu meinem Ergebnis gekommen.

Jetzt wirst du fragen: Julian, welche Anforderungen hattest du eigentlich an dein CRM-System und für welches Tool hast du dich denn jetzt entschieden? Ich möchte dir jetzt beide Fragen beantworten.

Warum ich ein CRM-System brauche, habe ich weiter oben schon beschrieben. Daraus können wir auch schon einige Anforderungen ableiten.

Meine Anforderungen an das CRM-System

Zum einen brauche ich eine Integration der E-Mails. Das heißt: Ich möchte aus dem CRM-System E-Mails schreiben wollen und die E-Mails sollen den Kontakten bestmöglich automatisch zugeordnet werden, sodass ich schnell nachverfolgen kann, wie die vergangene Kommunikation aussah.

Zum anderen – und das knüpft daran an – brauche ich eine gute Dokumentation eines Kontaktes zusätzlich zu den E-Mails, sprich: Gesprächsnotizen, Termine – und somit eine Synchronisation mit meinem Kalender –, Aufgaben und so weiter sollen in der Kontaktansicht direkt ersichtlich sein.

Zusätzlich wünsche ich mir eine Zapier-Integration, damit ich andere Tools an das CRM-System anbinden kann. Dazu gehört beispielsweise Calendly, mein erwähntes Terminbuchungstool. Aber auch elopage, mein Zahlungsdienstleister, über den nahezu alle Käufe abgewickelt werden, bietet eine Zapier-Integration an, weshalb auch hier eine Verknüpfung sinnvoll erscheint.

Eine Anforderung, die ein übliches CRM-System eigentlich immer bedient, sind sogenannte Deals. Damit kann ich abbilden, wie der Verkaufsprozess aussieht, wie lange er dauert und so weiter und vor allem: Ich kann anschließend sehen, wie viel Umsatz ein Kunde schon gebracht hat.

Das sind für mich tatsächlich schon die wichtigsten Anforderungen gewesen. Nochmal zusammengefasst: Ich möchte eine E-Mail-Integration, eine Kalender-Synchronisation, eine übersichtliche, aber umfangreiche Kontakthistorie und eine Kaufhistorie sowie eine Zapier-Anbindung.

Darüber hinaus gibt es noch ein paar generelle Wünsche an mein CRM-System: Es soll nicht überladen sein. Ich hatte kurz mit dem Gedanken gespielt, auch das Thema Buchhaltung – das fällt in den Bereich ERP, also Enterprise-Resource-Planning – zu integrieren. Das habe ich dann zugunsten eines zu aufgeblähten Systems sein lassen. Ich nutze also weiterhin FastBill*  als Buchhaltungssoftware und lasse mich Getmyinvoices* meine Rechnungen einsammeln.

Mein CRM-System soll also nicht zu überladen sein, aber dennoch alle für mich wichtigen Punkte übersichtlich und mit so wenigen Klicks wie möglich abbilden. Die Übersichtlichkeit und Reduzierung auf das Wichtigste hat schon wieder das ein oder andere System aus meiner Liste rausgeworfen.

Zum Schluss noch ein Punkt: Der Preis. Ich war bereit, etwas in mein CRM-System zu investieren. Es musste also nicht kostenlos sein. Aber die Kosten sollten einen gewissen Rahmen auch nicht sprengen, insbesondere deshalb, weil ich zwar aktuell noch alleine im CRM-System arbeite, aber in naher Zukunft noch mindestens eins, zwei weitere Teammitglieder Zugriff darauf erhalten sollen. Und in der Regel ist es nun mal so, dass pro Nutzer abgerechnet wird.

Welche CRM-Tools für mich in Frage kamen

Ich habe schon beschrieben, dass ich wirklich viele CRM-Tools getestet oder angetestet habe. Die Folge sind übrigens immer noch einige E-Mails und Anrufe, ob ich denn zufrieden sei und buchen möchte. Nun ja.

Für mich kamen folgende vier CRM-Tools in die Vorauswahl:

1. Weclapp

2. Teamleader

3. Hubspot

4. Pipedrive*

Ich bin mir sicher, dass der ein oder andere, der auf der Suche nach einem CRM-System ist, auch auf diese Tools stößt. Deshalb möchte ich jeweils eins, zwei Sätze dazu sagen, weshalb ich mich dagegen bzw. dafür entschieden habe.

Natürlich gab es noch viele weitere Tools, aber die sind für mich recht schnell rausgefallen, weil sie mir zu unübersichtlich waren (u.a. Gorilla CRM), viel zu umfangreich und kompliziert (Microsoft Dynamics 365) oder weil sie zu wenige Funktionen hatten (Centralstation CRM). Aber das ist selbstverständlich wie alles auch Geschmacksache.

Aber nun zurück zu meiner 4er-Auswahl.

Weclapp war tatsächlich lange mein Favorit, denn es bildete so ziemlich alles ab, was ich brauche, sogar die Buchhaltung. Aber: Weclapp ist extrem umfangreich, bietet sogar ein Warenwirtschaftssystem und richtet sich auch eher an Unternehmen mit Mitarbeitern, die große Prozesse haben.

Mir war es letztlich zu umfangreich, etwas zu altbacken und unterm Strich auch zu teuer, weil ich für die CRM+ERP-Version fast 100€ hätte zahlen müssen, da dort mindestens zwei Nutzer-Lizenzen gebucht werden müssen.

Teamleader war ebenfalls ganz oben auf der Liste, denn Teamleader ist einfach ein wunderschönes, sehr reduziertes Tool. Es hat riesigen Spaß gemacht, Teamleader in der Testphase zu nutzen.

Es gab hier aber ein Problem: Die Preisgestaltung. Teamleader besteht aus verschiedenen Modulen, wodurch man für eine Nutzerlizenz schnell an die 100 Euro bezahlen muss oder sogar mehr. Je nach gewünschtem Funktionsumfang. Für weitere Nutzerlizenzen zahlt man zwar nur jeweils 10 Euro mehr, aber das hat nicht über die Gesamtsumme hinweggetäuscht. Und für diesen Preis war der Funktionsumfang dann wiederum fast etwas zu reduziert. Teamleader fiel also auch raus.

Hubspot kennen sicherlich sehr viele, weil Hubspot auch tolle Inhalte auf dem Blog veröffentlicht rund um das Thema Inbound Marketing. Hubspot ist nämlich eine Inbound-Marketing-Plattform. Man kann darüber eine Website erstellen, kann E-Mail-Marketing machen, Social-Media-Posts planen, sogar Facebook-Anzeigen erstellen und vieles mehr. Und ein CRM-System ist eben auch integriert. Alles ist in verschiedene Module gegliedert. Das Schöne: Hubspot ist in der Grundfunktion kostenlos. Das ist echt der Wahnsinn, weil hiermit viele schon sehr gut zurechtkommen werden. Und auch vom Design und Aufbau ist Hubspot wirklich gut gemacht.

Ich habe mich trotzdem dagegen entschieden, weil mich eine Sache echt gestört hat in der Testphase: Ich stoße immer wieder an Funktionen, bei denen ein Upgrade angepriesen wurde, weil es in der kostenlosen Funktion nicht enthalten ist. Das passierte mir ständig und hat mich genervt. Denn: Die einzelnen Module kosten dann schnell an die 50 Euro. Das summiert sich. Also: Hubspot ist toll, aber die ständigen Grenzen, die mir gesetzt werden, weil man mir – selbstverständlich – ein Upgrade verkaufen will, waren für mich ein No Go.

Pipedrive* war das vierte Tool in meiner engeren Auswahl und ich muss gestehen: Pipedrive kam erst relativ zum Schluss in die engere Auswahl. Ich hatte das Tool schon vor bestimmt zwei Jahren mal getestet und war damals völlig überfordert, wusste nicht, wo vorne und hinten ist. Für mich erschloss sich der Sinn und Zweck des Tools nicht ganz.

Nun ist mein Business gewachsen, meine Anforderungen auch und nun erschließt sich mir Pipedrive plötzlich sehr wohl. Pipedrive verkauft sich vordergründig als Vertriebs-Tool, das über eine sogenannte Pipeline den Vertriebsprozess abbildet. Das ist tatsächlich gut gelöst.

Aber auch die CRM-Funktion ist super. Nach einer kurzen Orientierungsphase habe ich mich schnell zurechtgefunden, die Kontakt-Übersicht ist großartig und ich kann alles in einem Kontakt hinterlegen, was wichtig ist. Ich kann auch benutzerdefinierte Felder anlegen, was ich zum Beispiel dafür genutzt habe zu vermerken, worüber ein Kontakt auf mich aufmerksam wurde.

Die E-Mail-Synchronisation und die automatische Kontakt-Zuordnen funktioniert grandios und die Kalender-Synchronisation ebenfalls reibungslos. Außerdem habe ich bei Pipedrive meine Aufgaben schnell im Blick und sehe sofort, was ich heute erledigen muss. Kleine Ergänzung: In Pipedrive befinden sich nur die Aufgaben, die mit meinen Kontakten im Zusammenhang stehen. Alle andere Business-Aufgaben verwalte ich in dem Projektmanagement-Tool Asana.

Und es gibt noch eine schöne Funktion, die besonders für die Bestandskundenbetreuung super ist: Ich sehe in einer großen Übersicht schnell, wann ich das letzte Mal mit den jeweiligen Personen in Kontakt stand. Somit weiß ich sofort: Jetzt wird es mal wieder Zeit.

Terminbuchungen über Calendly zum Beispiel landen automatisch in meiner Sales-Pipeline und auch weitere Automatisierungen sind dank Zapier möglich.

Ach, Pipedrive kann noch so viel mehr. Schau es dir gerne mal näher an und melde dich, wenn du Fragen dazu hast. Ich nutze Pipedrive jetzt jeden Tag. Es ist zu einem meiner wichtigsten Tools geworden. Vielleicht sogar zu meinem wichtigsten Tool. Übrigens: Mit 29 Euro pro Nutzer bei monatlicher Zahlung bin ich auch preislich sehr zufrieden.

5 Tipps für deine Suche nach einem CRM-System

Zum Schluss nochmal meine fünf wichtigsten Tipps, wenn dir die Suche nach einem CRM-System ebenfalls bevorsteht:

1. Sei dir vorab im Klaren, warum du überhaupt ein CRM-System nutzen möchtest und wie deine Workflows aussehen oder aussehen sollen.

2. Schreibe dir vorab deine Anforderungen an das CRM-System auf.

3. Nimm dir Zeit für die Suche und teste ausgiebig. Ein CRM-System wechselt man nicht ständig aufgrund der vielen notwendigen Ex- und Importe.

4. Wenn du dich für ein CRM-System entschieden hast, nimm dir ausreichend Zeit für die Einführung und das Einpflegen aller Daten.

5. Sei dir darüber bewusst, dass du ein CRM-System täglich pflegen musst, damit du davon auch wirklich profitierst.

Ich hoffe, ich konnte dir einen kleinen Einblick in meine lange, lästige CRM-Suche geben und dich ein wenig inspirieren.

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