Die richtigen Prioritäten zu setzen, das ist nicht immer ganz so einfach. Eine Methode, die nach dem US-Politiker Dwight D. Eisenhower benannt worden ist, unterstützt uns dabei ziemlich gut. Voraussetzung ist, dass sie strikt und konsequent umgesetzt wird.

Im Kern geht es darum zu erkennen, wie wichtig und dringend eine Aufgabe ist. Wichtige Aufgaben sind solche, die direkt mit den Zielen verknüpft und für deren Erreichen relevant sind. Dringende Aufgaben hingegen sind solche, die schnell erledigt werden, obwohl sie vielleicht nicht langfristig weiterhelfen. Bestenfalls kann ich dringende Aufgaben auch weiterdelegieren. Gerade in der Digitalwirtschaft, wo alles immer schneller passieren soll („asap“ – as soon as possible), ist es wichtig, einem System zu folgen, dass bei der Bearbeitung von Aufgaben hilft.

Nach dem Eisenhower-Prinzip habe ich vier verschiedene Stufen bzw. Prioritäten:

1. wichtige und dringende Aufgaben, die sofort von mir erledigt werden sollten.
2. wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, die sofort mit einer Frist terminiert werden sollten.
3. dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, die schnell erledigt werden sollten und wenn möglich, dann an jemanden, an den ich die Aufgabe delegiert habe
4. weder wichtige noch dringende Aufgaben, die… eigentlich direkt in den Papierkorb gehören.

Ich teste die Methode gerade für mich aus und nutze dafür das Tool „Todoist“, das es sowohl als App als auch als Browser-Version gibt. Todoist kostet 23 Euro im Jahr, also keine 2 Euro im Monat bzw. keine 10 Cent pro Tag. Und schon nach einer kurzen Testphase behaupte ich: Die Investition lohnt sich allemal!

Mit dem Tool könnt ihr Projekte anlegen (z.B. Blogs, Arbeit, Privat etc.) sowie „Etiketten“ bzw. Tags, die euch das Sammeln von Aufgaben erleichtern soll. Notizen, Erinnerungen, Zugriff im Team und noch viel mehr ist mit Todoist möglich.

Mit ToDoist das Eisenhower-Prinzip digitalisieren

Entscheidend für das Eisenhower-Prinzip ist aber die Möglichkeit, Prioritäten zu setzen. Vier davon sind von Haus aus schon angegeben. Diese lassen sich aber umbenennen, in meinem Fall nämlich in: wichtig und dringend (Priorität 1), wichtig, nicht dringend (Priorität 2), nicht wichtig, aber dringend (Priorität 3) und nicht wichtig, nicht dringend (Priorität 4).

Alle meine Aufgaben ordne ich eine dieser Prioritäten zu (die dann farblich entsprechend hübsch markiert werden) und zack – mein Arbeiten ist plötzlich strukturiert und effektiv. Aufgaben mit letzter Priorität versuche ich mir gar nicht aufzuhalsen und Aufgaben mit Priorität 1 möglichst schnell zu erledigen und so wenig wie möglich nach hinten zu verschieben. Aufgaben mit Priorität 3 kommen bei mir eher selten vor.

Wichtig ist, wie am Anfang schon erwähnt, dass Todoist wirklich immer geöffnet ist und tatsächlich alle noch so kleinen Aufgaben eingetragen werden. Das Schöne bei diesem Tool ist: Es integriert einen Gamification-Aspekt. Erledigte Aufgaben werden immer präsent angezeigt und ausgewertet. „Karma“-Punkte sammelt man bei Todoist. Eine nette Spielerei, die am Ende des Tages aber womöglich für einen kleinen Antrieb sorgt. Mal schauen, wie lange ich mich von diesem Gamification-Ansatz treiben lasse.